Vous êtes intéressé(e) par les affaires internationales ?
Vous recherchez un environnement de travail stimulant et des responsabilités variées ?
Rejoignez l’équipe de la Délégation générale Wallonie-Bruxelles au Québec !
Titre de la fonction : Assistant(e) administratif(ve)
Statut : Contractuel, temps plein 35 heures semaines (contrat de droit québécois)
Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible.
Durée : Contrat d’un an, réévaluation après un an
Lieu de travail : sur site à Québec
Environnement de travail
La Délégation générale Wallonie-Bruxelles au Québec (la Délégation) représente les gouvernements de la Wallonie, de la Fédération Wallonie-Bruxelles et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-Capitale (Cocof) au Québec et au Canada. Outre son rôle de relai diplomatique, elle a pour mission de stimuler la coopération dans de nombreux secteurs (notamment numérique, culture, recherche et enseignement) et de faire rayonner les acteurs de Wallonie et de la Fédération Wallonie-Bruxelles sur le territoire canadien. La Délégation fait partie d’un réseau de Délégations générales Wallonie-Bruxelles dans le monde. Le siège administratif de ce réseau, Wallonie-Bruxelles International (WBI), est situé à Bruxelles (Belgique).
La Délégation a ses bureaux dans la ville de Québec avec une antenne à Montréal dans les locaux du Bureau économique et commercial Région wallonne (AWEX) à Montréal.
En tant d’assistant (e) administratif (ve), vous travaillerez sous la supervision du/de la Délégué(e) général(e), en collaboration avec l’équipe de la Délégation à Québec et Wallonie-Bruxelles international (WBI) à Bruxelles.
Description du poste :
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Assister aux réunions d’équipe et avec le siège (WBI) et faire la rédaction des comptes-rendus
- Classement des dossiers virtuels
- Donner un soutien administratif, technique, comptable
- Participer à la préparation des missions ministérielles, missions de responsables et personnalités de Wallonie-Bruxelles, à l’organisation de manifestations et de réunions
- Soutien logistique à l’organisation d’événements (séminaires, conférences, workshops, webinaires).
- Envois de communications via un logiciel marketing automation (infolettres, invitations, etc.)
- Gestion de l’agenda du Délégué(e) et des chargé.es de mission
- Rédaction de lettres et notes et en faire la transmission
- Veiller à la mise à jour de la base de données contacts (logiciel ACT)
- Maintien et recherche des contacts
- Veiller à la réception, à l’acheminement du courrier électronique et postal, et répondre à des demandes diverses
- Veiller aux échéances des demandes reçues (courriels)
- Soutien à la communication et des relations publiques de la Délégation générale
- Soutien à la veille technologique et à la création et traitement de contenus (images, vidéos, audio, textes, stories)
- Toutes autres tâches connexes
Profil & compétences :
- AEC, DEP ou DEC en bureautique ou secrétariat au minimum
- Au minimum deux années d’expériences en lien avec la description de fonction.
- Avoir le sens de l’organisation, de l’autonomie, du souci du détail de la planification et d’organisation.
- Avoir une bonne capacité de gérer les priorités.
- En possession d’un permis de travail au Québec.
- Excellente maîtrise du français écrit et oral.
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral serait un atout.
- Maîtrise de la Suite Microsoft 365
- Maîtrise des plateformes de réunions : Teams, Zoom
- Maîtrise des techniques du Web, du langage informatique et des outils de communication
- Maîtrise des outils de diffusion et de création numérique
- Maîtrise des réseaux sociaux Intérêt pour les relations internationales, connaissance et/ou intérêt pour la Belgique
- Excellentes capacités de communication et à travailler en équipe.
- Flexibilité et aptitude à travailler dans des délais courts.
- Être disposé(e) à participer à des événements en soirée.
- Très bonnes capacités d’analyse et de synthèse.
- Capacité à mettre l’usager en contact avec la personne ou le service compétent
- Capacité à viser la satisfaction de l’usager (effectue les rappels requis/recontacte l’usager etc.)
Les personnes intéressées devront envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation à l’adresse courriel quebec@delwalbru.be à l’attention de Yann Gall, Délégué général. Date limite pour postuler : 10 mars 2026, à minuit. Un accusé sera transmis à la suite de la réception de votre candidature.
Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.